Migracja treści do nowego CMS - wyzwania i rozwiązania
Zmiana oprogramowania CMS wiąże się z migracją treści. Jak każdy projekt migracyjny, również migracją treści wiąże się z pewnymi wyzwaniami. W tym artykule opowiem o naszych doświadczeniach z migracją systemu CMS.
Z tego względu, że systemem CMS, który wdrażamy w Monogo jest builder.io, to właśnie na nim opieramy swoje doświadczenia. Migracje do innych systemów będą miały te same wyzwania. Jednak niektóre szczegóły mogą się różnić od tych, które proponujemy.
Wyzwanie 1: Migracja manualna czy automatyczna?
Typ migracji będzie determinował ilość pracy jaka będzie potrzebna do wykonania projektu. Przy niewielkiej ilości treści można rozważać migrację manualną.
Jednak przy dużych zbiorach danych, gdzie ilość stron jest liczona w dziesiątkach lub setkach tysięcy, jedynym sensownym rozwiązaniem jest migracja automatyczna.
Migracja automatyczna wiąże się z przygotowaniem skryptów migracyjnych, lub specjalistycznego oprogramowania. Podstawową funkcją takiego oprogramowania jest przenoszenie treści z systemu źródłowego do docelowego.
Jednak to nie wszystko, dobrą praktyką jest również wbudowanie sprawdzania jakości przenoszonych informacji. Podstawowe funkcje takie jak sprawdzanie ilości danych oraz ich zgodności pomiędzy źródłem i systemem docelowym pozwolą szybko zweryfikować poprawność migracji.
Głębsze sprawdzenie powinno odbywać się przy pomocy specjalistycznego oprogramowania, które pozwoli porównać np, zrzuty ekranów.
Wyzwanie 2: Zarządzenie przyzwyczajeniem do starego systemu
Zespoły pracujące przez wiele lat na starym oprogramowaniu będą miały trudność z przestawieniem się na nowy system. To nie tylko zmiana UI, ale zapewne również procesów i Ways of Working.
Często spotykamy się z próbą odtworzenia starego systemu w nowym. Jest to jeden z większych błędów jakie można popełnić. Dlatego zachęcamy do programu edukacyjnego, gdzie trenerzy pokazują jak osiągać cel w nowym środowisku pracy.
Pomaga również odpowiednio wcześnie przeprowadzony onboarding do nowego CMSa. Nie należy zwlekać z tym procesem, nawet jeśli nowy system jest jeszcze nie w pełni gotowy. Pozwoli to wspólnie z zespołem edytorów przejść przez projekt i pokazać tempo wprowadzanych zmian.
Dobrze udokumentowane najważniejsze procesy nie tylko w formie pisanej ale również wideo, zapewnią dobrą bazę wiedzy, do której będzie można wracać. Ze wszystkich elementów projektu migracji CMS ten jest zazwyczaj najbardziej wymagający. Jednak sukces w tym miejscu często determinuje sukces w całym projekcie.
Wyzwanie 3: Integracje i wyjątki
Jak każdy system, CMS również jest zintegrowany z dużą ilością zewnętrznych usług i serwisów. Wszystkie miały czas się ułożyć i działają teraz bardzo stabilnie.
Wyzwaniem w nowym systemie jest odtworzenie ich, w taki sposób, aby zachować (przynajmniej) stabilność działania w starym systemie. Niestety na początku będzie to trudne, ponieważ każde oprogramowanie potrzebuje czasu zanim osiągnie wyśmienity poziom jakości.
Nie należy się tego obawiać, wystarczy odpowiednia komunikacja i dobre planowanie. Należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu, która będzie zarezerwowana na development oraz zarządzanie jakością oraz testy użytkowników.
Dobrą praktyką jest też danie czegoś ekstra użytkownikom, lub przynajmniej zaplanowanie specjalnych dodatków, które zachęcą do przejścia nawet najbardziej przywiązanych do starego systemu.
Migracja to również dobra okazja do sprawdzenia czy wszystko w starym systemie wymaga przeniesienia. Często w systemach znajdują się funkcje i integracje, które są, ale prawie nikt z nich nie korzysta. To dobry moment aby pozbyć się niepotrzebnych części systemu, które tylko komplikują utrzymanie.
Podsumowanie
Migracja to skomplikowany projekt, ale nie należy się jej obawiać. Nowe rozwiązania z pewnością podniosą wydajność pracy edytorów. Każde wyzwanie jakie przynosi taki projekt, jeśli jest zidentyfikowane na odpowiednio wczesnym etapie, nie będzie stanowiło zagrożenia dla całej inicjatywy. Zastanawiasz się nad nowym CMS i migracją treści na Twojej platformie? Napisz do nas, nasi eksperci przeprowadzą Cię przez cały proces.